Platforma ePUAP – praktyczne narzędzie do komunikacji z administracją publiczną

Epidemia przyczyniła się do ograniczenia bezpośrednich kontaktów międzyludzkich, a także wpłynęła na sposób załatwiania spraw w urzędach państwowych. Urzędy oraz instytucje przeszły w tryb pracy zdalnej. Niektóre z nich zawiesiły bądź ograniczyły swoją działalność statutową. Z kolei wybrane jednostki tj. sądy, szkolnictwo czy nawet agendy rządowe ograniczyły się do najpilniejszych spraw. Artykuł ten, ma na celu przede wszystkim przedstawienie usług udostępnianych na platformie przez różne urzędy.

Historia informatyzacji administracji publicznej w Polsce liczy już kilkanaście lat. Bezpośrednią genezą projektu EPUAP była wstępna koncepcja projektu „Wrota”, opracowana w 2002 r. Już wtedy dokument podkreślał konieczność wspomożenia poprawy dostępności usług publicznych on-line. Następnie, w 2004 r. na podstawie wstępnej koncepcji, na zlecenie Ministerstwa Nauki i Informatyzacji, stworzona została koncepcja „Wrót Polski”, często nazywana „Wrotami do urzędów”, która zawierała szczegółową wizję usług publicznych oraz analizę prawną. EPUAP został uruchomiony 14 kwietnia
2008 r. Jednak pierwsza odsłona okazała się nieintuicyjna, zawiła oraz często sprawiająca problemy techniczne. W związku z tym 17 sierpnia 2015 r. została uruchomiona platforma EPUAP2, czyli rozbudowana platforma, która miała na celu poprawę ergonomii, usunąć wszelkie błędy, a także rozbudować funkcjonalność oraz zwiększyć wachlarz świadczonych usług.

EPUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) jest to ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do komunikacji obywateli i przedsiębiorców z jednostkami administracji publicznej w ujednolicony oraz standardowy sposób. Platforma służy również do komunikacji pomiędzy jednostkami administracji publicznej. Korzystanie z Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej jest bezpłatne. Podstawą prawną funkcjonowania EPUAP i profilu zaufanego jest Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2020 r. poz. 346). 

Żeby skorzystać z platformy EPUAP, należy założyć profil zaufany. Profil ten, umożliwia potwierdzenie tożsamości jego posiadacza w usługach publicznych w Internecie, a także pozwala podpisywać pisma w postaci elektronicznej kierowane do podmiotów publicznych. Podpis potwierdzony profilem zaufanym, podobnie jak kwalifikowany podpis elektroniczny, skutecznie zastępuje w kontaktach z podmiotami publicznymi podpis własnoręczny. Profil zaufany to potwierdzony zestaw danych tj. imię (imiona), nazwisko, data urodzenia oraz numer PESEL. Profil zaufany jest tak zabezpieczony, aby nikt – poza jego właścicielem – nie mógł go użyć. Dzięki temu każda osoba, która ma profil zaufany i użyje go w usłudze internetowej podmiotu publicznego, jest wiarygodna. Profil można założyć na jeden z trzech sposobów. Pierwszy sposób – za pomocą internetowego konta bankowego. Konto bankowe można wykorzystać do szybkiego i bezpiecznego zakładania i potwierdzania profilu zaufanego, ponieważ dane w banku są wiarygodne, gdyż zostały uwierzytelnione podczas zakładania konta. Kolejny sposób – za pomocą dowodu osobistego z warstwą elektroniczną. Opcja ta wymaga posiadania czytnika umożliwiającego połączenie dowodu z komputerem (tzw. czytnik NFC) oraz zainstalowanego wcześniej  oprogramowania e-dowodu. Ostatni sposób – założenie profilu za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Ta forma wymaga zainstalowanej wcześniej aplikacji Podpis Kwalifikowany. Profil zaufany może założyć każdy, kto ma numer PESEL oraz ma pełną lub ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Osoby ubezwłasnowolnione oraz dzieci przed ukończeniem 13 roku życia nie mogą mieć profilu zaufanego. Należy zaznaczyć, że można mieć tylko jeden profil zaufany. Jest on ważny 3 lata i należy go cyklicznie odnawiać.

Wracając do tematu EPUAP-u warto podkreślić, że coraz więcej spraw można załatwić przez Internet, gdyż coraz więcej urzędów udostępnia swoje usługi na platformie EPUAP. Są to między innymi: samorządy, w tym urzędy gminy – poprzez platformę można złożyć wniosek o dowód osobisty dla siebie lub dziecka, zgłosić utratę lub zniszczenie dowodu albo prawa jazdy, zawiadomić o sprzedaży samochodu oraz dopisać się do spisu wyborców. Swoje usługi oferują także Urzędy Stanu Cywilnego i w ten oto sposób można uzyskać odpisy aktów: małżeństwa, urodzenia, zgonu lub innych dokumentów oraz zgłosić urodzenie dziecka. Zakład Ubezpieczeń Społecznych umożliwia sprawdzenie, czy pracodawca ubezpieczył pracownika, a także można sprawdzić wysokość przyszłej emerytury oraz przejrzeć swoje zwolnienia lekarskie i składki. Na platformie są także Urzędy Skarbowe i w związku z tym można sprawdzić swoje rozliczenia podatkowe oraz zgłosić spadek lub darowiznę. Z kolei dzięki usługom Krajowego Rejestru Karnego można pobrać zaświadczenie o niekaralności. Natomiast Urzędy Pracy umożliwiają zarejestrowanie się jako osoba bezrobotna. EPUAP obsługuje także inne urzędy administracji publicznej (centralne, regionalne i lokalne) oraz instytucje publiczne dzięki, którym można zarejestrować działalność gospodarczą, złożyć wniosek o Kartę Dużej Rodziny czy wysłać pismo ogólne.

Szczególnie ważną informacją dla osób prowadzących gospodarstwo rolne jest fakt, iż  Elektroniczna Skrzynka Podawcza (EPUAP) umożliwia zainteresowanym podmiotom adresowanie drogą elektroniczną do Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego różnego rodzaju podań, wniosków i innych dokumentów, opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym. Ponadto na stronie internetowej KRUS znajduje się instrukcja przekazywania do Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego korespondencji za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej.

Warto zwrócić uwagę, że na EPUAP można założyć także profil firmy spółki, stowarzyszenia czy fundacji. Profil ten, może założyć dowolna osoba, która ma swoje prywatne konto na EPUP-ie i nie musi tego robić prezes, ani członek zarządu, co może być dla instytucji bardzo cenne w sytuacji, gdy członkowie władz są mało techniczni. Jednak profil dla podmiotu powinien być zakładany przez osobę, która ma prawo działać w jego imieniu.

Reasumując, Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej oraz profil zaufany umożliwiają komunikację obywateli z jednostkami administracji publicznej w sposób online. Elektroniczna skrzynka podawcza umożliwia zainteresowanym podmiotom adresowanie drogą elektroniczną do wielu urzędów oraz Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego wszelkiego rodzaju podań, wniosków i innych dokumentów, które są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Do głównych zalet e-administracji należy brak ograniczeń związanych z godzinami pracy urzędów. Natomiast do głównych wad należą problemy techniczne oraz niska świadomość obywateli na temat usług elektronicznych. Na zakończenie należy podkreślić iż, lista  e-usług oferowanych na platformie EPUAP nadal się wydłuża.

Źródło: www.gov.pl


Paulina Cholewińska

Specjalista ds. podatków

Dział Ekonomiki i Zarządzania Gospodarstwem Rolnym